檔案管理個人心得篇1

培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對公司特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。

首先，要熟悉、掌握公司的業務情況和專業知識，針對公司的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目;其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業務部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面：一是，業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發的檔案資源。

三、檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發展方向

檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合我公司具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前公司發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。

我公司遵照國家有關部門對公司的管理規定，財務部門和綜合業務部門是極為特殊的部門，其有關的文件、報表、合同管理在是絕對機密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，我公司組織機構眾多，涉及公司業務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面，這些部門承擔的大量繁重的業務支撐工作。針對這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理的同時，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄公司發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。這種企業檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、培訓部、各個事業部等研究部門等，這些部門的檔案實體，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行并規范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業務之余立卷,而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。

四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。

目前我公司為提高工作效率，沒有設立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司加強檔案管理的專業學習和培訓。提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能;三是要勤總結，勤改進，不斷創新。

五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度

檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。

我認為我公司的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把公司檔案管理納入制度化軌道。

比如，確定分管領導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計、移交等工作，業務上受公司辦公室的監督、指導。

辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料;按時歸檔、定期整理并經常檢查，反復過濾;整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。

要將檔案管理工作納入公司業務管理程序，納入公司各業務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

以上，是我在參加了此次檔案管理培訓班后對檔案工作的認識、收獲和體會。我堅信在領導的重視和公司各部門齊心協力的配合下，檔案工作不僅會成為領導和各部門的參謀助手，同時也會對提高公司工作效率和工作質量有很大的幫助，一定會推動整個公司經營管理水平更上一層樓。

檔案管理個人心得篇2

10月9日至12日，檔案局組織了對各單位的檔案管理培訓。四天的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學習，我系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到日后管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。

下面我談談自己的認識、收獲和體會。

一、分類管理是中心必須做好的一項基礎性工作。

此次培訓班內容豐富，形式多樣，主要內容有：國家檔案局頒布的第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》;國家檔案局頒布的第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》;文書檔案整理要求與流程;《甘肅省檔案工作規范化管理實施辦法》;國家檔案局2011年10月、11月發布的第一批、批二批《國家基本專業檔案目錄》;會計、科技、聲像、實物檔案整理規范;“雙聯”行動建檔工作。培訓期間，理論與實驗相結合，同時觀摩了市檔案館不同類別的檔案資料，為單位檔案管理起到了示范作用。

二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性。

培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，我深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。

通過此次培訓，我中心檔案人員發現了以往檔案整理過程中存在的不足以及今后工作中要努力的方向，進一步明確了歸檔文件整理工作的有關要求和具體方法，提高了檔案業務水平，為推進我中心檔案工作的標準化建設打下了基礎，同時也豐富了自己的業務知識。

檔案管理個人心得篇3

5月4日，我有幸參加了新疆華電教育培訓中心舉辦的干部人事檔案管理培訓班，通過三天的培訓，使我深切的感受到本次培訓班從組織、計劃、管理到服務都進行了嚴密布置和有序安排，讓我深切感受到大家庭的溫暖，很自然的就從由工作轉變到學習，由家庭生活轉變到集體生活的角色轉變。同學們都認真學習，刻苦鉆研，相互交流，充分利用有限的時間學到更多的知識。

首先，通過學習使我們更加認識到人事檔案的重要性及作用。干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據，是維護干部合法權益的可靠憑證，對人事工作起到了規范、檢查、監督作用，而且干部人事檔案對研究組織工作規律提供重要資料是黨和國家的寶貴史料，了解了干部人事檔案如此重要，使我們更加認識到自己干這份工作的責任感和嚴肅性。

其次，通過對干部人事檔案管理辦法、干部人事檔案的審核驗收保準、干部人事檔案材料收集歸檔、干部人事檔案整理工作、干部人事檔案利用工作、干部人事檔案轉遞工作、干部人事檔案審核工作及有關表格及填表說明等內容的系統學習，使我在干部人事檔案方面有了更系統、更全面的了解與提升，特別是老師通過多年來自己在實際工作中的經驗結合理論知識認真、仔細地給我們講解了干部人事檔案在日常工作中容易混淆、不容易界定的資料，以及職業資格與專業技術職稱的區別以及對20__年干部人事檔案材料與2011年以前干部人事檔案材料的區別進行了詳細的講解，使我在以后的干部人事檔案工作中更具有可操作性。

再次，通過一天的實際操作，使我們能理論聯系實際，在實際操作過程中能隨時出現問題，隨時解決，更進一步提高了我們在干部人事檔案工作中的接收、鑒別、整理工作。

總之，通過這次干部人事檔案管理培訓，使我對干部人事檔案工作有了更加全面的了解，對檔案工作有了更深層次的理解，提高了干部人事檔案工作管理水平，為公司實現干部人事檔案管理的制度化、規范化、科學化打下了堅實的基礎。

檔案管理個人心得篇4

一年來，在上級領導的帶動下，在全體成員的幫忙下，我緊緊圍繞檔案室的中心工作，充分發揮崗位職能，不斷改善工作方法，提高工作效率，較好地完成了各項工作任務，現作以簡要匯報。

一、主要工作

(一)抓學習，不斷提高自身素質。

1、加強思想政治學習，提高政治素質。讀書心得數十篇，使自我的思想覺悟和理論水平都得到了顯著提高，觀察問題、分析問題和解決問題的本事明顯增強。作為一名共產黨員，始終堅持學習黨章以及黨的路線、方針、政策，和黨中央堅持高度的一致。

2、加強業務知識學習，提高工作本事。本人自到該檔案室工作以來，始終不忘加強自身業務學習。認真學習辦公軟件系統，規范文書檔案歸檔，使文書檔案管理的得井井有條。學習現代文書檔案管理先進方法，注重平時積累，嚴格履行收發文手續，使年終檔案歸檔工作變得有條不紊，受到上級領導的好評。本人撰寫的幾篇文章在區縣評比中獲得嘉獎，被送到市里參評;加強計算機知識的學習和開發利用。經常幫忙同單位其他科室和領導同志處理計算機方面的問題，還協助信息中心共同開發辦公自動化系統操作平臺。

(二)強化工作職能，服務中心工作。

年初以來，按照檔案室分工，由本人負責文書歸檔兼接待工作，輔助抓檔案信息采集。本人充分發揮自我的工作職能，以努力適應新形勢下政府工作的需要。

1、嚴格把關，規范檔案保管行為。全年需處理各類新增檔案文件15000多件。同時，認真貫徹落實各類檔案管理規范文件，抓好上級的文件程序處理工作，做到了文件的及時收管、著錄、查閱，按照規范化標準，圓滿完成了2006年度文書立卷工作，并提高了檔案保管質量，加快了著錄查閱速度。在檔案管理方面實行了等級審批制度，確認領導或主管領導簽字后方可查閱相關檔案、復印有關材料，從而嚴肅檔案管理，完善檔案查閱制度。

2、抓住熱點，做好信息反饋。本人從加強各室秘書負責的信息網絡著手，拓寬信息覆蓋面，重點開發特色信息、精品信息。抓住今年工作熱點，先后撰寫了《__區全面推進檔案信息化管理》、《__區加大對檔案的保護力度》、《__區堅持檔案工作四到位》等各類檔案信息10篇。

3、服務大局，檔案工作上水平。凡是上級領導來我區檢查指導工作，本人都能夠協同有關部門認真準備接待，擬定接待計劃，注意接待細節，先后組織接待了多位領導帶隊的檔案情景檢查、全市重點檔案工作檢查等大型檢查30多次，從沒有出現紕漏。近幾日，在接待全市檔案工作大評比中，由于檢查資料較多，涉及方面較廣，事前，在檔案室全體人員的幫忙下，制定了詳細的接待方案，組織有關部門召開了協調會，安排分解了接待任務，認真起草打印了10個被檢查點的基本情景，并附以彩圖，裝訂成冊，以圖文并茂的形式介紹了檔案工作進展情景，不但確立了辦公室在領導、專家心目中的良好形象，并且還推動了檔案信息化工作再上新臺階。

4、耐心細致，搞好檔案工作。檔案服務工作的資料比較繁瑣，應對很多的日常性檔案保管工作和領導臨時交辦的事項，我都能抓緊時間，高效、圓滿、妥善地辦理好，為檔案室工作的正常開展供給了有效保證。

二、存在不足

一是政治理論學習雖有必須的提高，但還沒有深度和廣度。

二是事務性工作紛繁復雜，減少了調研機會，從而無法進一步提高自我的寫作本事。

三勝作中不夠大膽，總是在不斷學習的過程中改變工作方法，而不能在創新中去實踐，去推廣。

三、明年工作打算

1、精益求精抓信息。要繼續擴大信息覆蓋面，健全信息網絡，把基層的一些重點、難點、熱點問題以及對全區檔案工作有指導意義的典型總結出來，及時進行勾通反饋上報。同時，要保證信息質量，做到報喜與報憂相結合，力爭在各級評比中取得更多的嘉獎。

2、盡職盡責抓保管。要嚴格檔案保管標準，提高檔案保管質量、做到檔案的及時收管、著錄、保存等。

明確檔案管理程序，完善使用登記制度，禁止無登記、無審批私自取檔現象的發生。

完善各項規章制度，按照各項制度辦事，做到收管有規范、使用有制度、辦事有紀律，各項工作都有章可循，有據可依。

3、繼續抓好檔案保管工作。要不斷加強保管知識，自覺抬高保管標準，利用網絡學習其它省、市在保管工作上的先進工作方法，努力適應新形勢下保管工作的需要，樹立檔案室良好形象。

4、任勞任怨抓檔案。一如既往地抓好檔案保管工作，為辦公室其他同志解除后顧之憂。

檔案管理個人心得篇5

班組長，要么管理著一個小組，要么帶領著一個工班，是兵頭，又是將尾，是指揮者也是監督者，起著生產一線的指揮工作，確保工作的質量和直接的結果。班組長要發揮主動性，充分調動全班的積極性，保證安全第一，提高生產的質量和效益，降低成本，防止事故的出現，為后道工序提供高合格率的產品，這是一名班組長最起碼應該做到的工作。做一名合格的班組長還應該提高自己的能力，注意自我反思，要輔助上級，完成生產管理職責。為上級主管理清組織內部的關系，并制定相關標準，使生產工藝更趨合理化，規范化。

作為一名班組長，我相信自己能夠順利有效的開展各項本班工作。但是，這些工作是否真正能得到領導的認可，能否得到同事和本班其他人員的歡迎，卻是個值得認真思考的問題?下面我談談自己的感想。

第一、讓上司作選擇題，自己作思考題。這一點我認為是很重要。對于一個上級主管來說，他每天要面對許多的問題，根本沒有太多的精力來逐一思考處理來自基層班組的所有問題。這時候作為一名好的班組長，我們就要把班組中遇到的問題先自己仔細思考并提出一系列行之有效的解決方案，然后再向領導匯報，讓領導來決定哪個方案更合理，可行性更強。這樣，你本人的能力也在思考解決問題的過程中得到了不斷提高，上司也能在“做選擇題”的過程中逐步認可你的能力，從而使你成為一個受到上級歡迎和賞識的下屬。

第二、比別人多做一步，多想一點。我們都知道，管理就是管理者應該做的事情，一個合格的管理者往往是上下不討好，左右不是人的。企業(組織)的根本問題，是發展的問題。而管理就是去解決這個問題的，即解決組織的目標減去現狀而存在的問題。這，往往是有許多有待解決的事情的。在現狀和目標之間，存在諸多流程，諸多環節。流程和環節中就會存在這樣那樣的問題，需要我們作為管理者去規范，去標準化。從這個意義上來說，我們作為班組長，就應該比別人多想，多做一點，多走一步。

第三，執行力要強。在平時的工作中，我深切體會到執行力的重要性。通過這次的培訓，我了解到執行力的提高，有兩個方面的影響。一是標化和量化的影響。沒有量化就沒有執行。我們的制度(規程)要盡可能的量化，并形成體系。二是態度的影響。這方面，就只有我們作為班組長的帶頭，起到示范效應。同時，要加強行政功能，加強監督力度。

通過這次的培訓我深刻的體會到，班組長是生產的組織領導者和指揮者，也是直接生產者，他綜合素質的高低，將影響班組管理的成敗。所以，班組長不僅要具備善于溝通、執行力要強、具有影響力、關注細節、帶領團隊等管理能力，還要掌握足夠的技術技能、與人共事的人事技能和思想技能。同時，班組長要明確自己在班組中的角色，對自己的定位要清楚，明白工作的主要職責，了解上級對自己的期望和班組員工對自己的期望。要能帶領班組成員，設定一個共同明確的目標，朝著這個目標制定行動方向，有計劃、有步驟的實施。

檔案管理個人心得篇6

(一)加快檔案信息化建設

根據國家檔案局要求，推進數字檔案室建設，完善以服務為主導的檔案信息化體系，進一步做好紙質檔案和電子檔案雙軌并存的各項工作。

(二)加強檔案宣傳工作

繼續加強“檔案網頁”宣傳、教育工作，充分利用檔案網頁平臺的優勢，增強檔案工作服務能力，做好檔案工作宣傳和檔案業務交流，為檔案工作建設創造良好的發展環境。

(三)開展檔案課題研究

進一步建立健全檔案工作管理規章制度，深入開展檔案工作課題研究，對檔案工作安全體系建設、信息化建設、基礎建設等各方面提出創新管理理念，提升檔案管理水平。

(四)做好檔案業務指導

認真做好2021年度機關文件歸檔指導及檔案接收、檢查和總結工作，確保歸檔文件收集齊全、整理規范;同時，積極幫助指導各單位做好室藏紙質檔案數字化和規范電子文件歸檔、接收，以及檔案統計年報填報工作。

(五)推進檔案安全體系建設

進一步加強對數字檔案的安全保管，繼續指導個別沒有異地備份單位，按照《電子檔案數據異地備份操作規程》，做好備份數據的寄送工作。

檔案管理個人心得篇7

年輕的時候，在走上工作崗位之前，我對自己今后的工作有過諸多夢想：當一名飛行員，翱翔在祖國的藍天是多么自豪;當一名警察，匡扶正義是多么讓人敬仰;當一名醫生，救死扶傷又是多么神圣;當一名教師，桃李滿天下是何等幸福等等。就是沒想過今后會當一名檔案管理員，而且有可能一直擔任到自己退休。人生的精彩，莫過于人生道路的不可預測與多變。今天，我以一名有十多年檔案管理員工作經驗的員工身份，站在七分公司這個平臺上，講講我在檔案管理員這個平凡工作崗位上的感受和體會。

如果你問我對檔案管理工作最大的體會是什么?我的回答是八個字：繁雜、瑣碎、枯燥、清苦。每天不厭其煩地重復著：檔案收集、鑒別、整理、裝訂、錄入、查閱、借用等工作。全公司有一千二百多人、加上四百多退休人員、還有其他人員一共將近兩千份檔案，另外還有全公司在職員工的證書、照片等其他資料。所有的檔案都是我和我的前任者們一頁一頁地建立起來的。每份檔案的每一頁上都留下了我們的指紋，記錄了我們默默無聞的工作歷程，也見證了公司這些年的發展壯大。

曾經有人問我：你每天在辦公室里忙忙碌碌地在干什么?我的工作，大部分你還真看不到，每完成一項就被我鎖進了檔案柜里。自從接觸檔案管理工作，我甘于默默無聞地堅守在檔案管理員這個工作崗位上，始終懷著淡定無爭的心態，保持著滿腔工作熱情，是源于我對檔案管理工作重要性的認識;源于檔案對每個人重要性的認識。“檔案工作是各項事業發展重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們是要負歷史責任的”。人生一世，檔案始終相隨，檔案見證了每個人的學習成長、職務升遷、職稱評定的歷程，記錄了每個人的榮辱歷史，如果沒有檔案，人生歷程就像是沒有記錄內容的白紙一張。每個人的所作所為，獲得的榮譽、犯下了過失、得到了表彰、接收的處分等等，一旦進入了自己的檔案，便伴隨自己終生，誰都沒法改變。在這里，我善意地提醒各位：努力工作，擔負起自己的責任，履行好時代賦予的使命，為自己的檔案爭光添彩，讓別人查閱你檔案時內心為你驕傲地豎起大姆指。別讓自己的檔案里“藏污納垢”，“充滿黑色”。

如果說默默無聞的工作是一種平凡，那么在他人升遷后仍能任勞任怨就是一種精彩。選擇了檔案管理工作，注定沒有轟轟烈烈，只有波瀾不驚，按部就班;沒有萬眾矚目，只有默默無聞，無私奉獻;沒有投機取巧，只有腳踏實地，忍受枯燥。但我無怨無悔!因此我的工作得到了部門和公司領導的認可，20__年還獲得了公司“三八”紅旗手榮譽稱號。

天下興亡，匹夫有責。公司興亡，員工豈能無責!像我這個檔案管理員一樣，公司的每位員工都有自己的責任和使命，只有具有責任感和使命感的員工，才是公司這個健康機體的重要組成部分。只有每位員工擔負起自己神圣的職責，履行好光榮的使命，才能創造一個健康向上、蓬勃發展、日新月異的__公司。

檔案管理個人心得篇8

電子政務是指運用信息及通信網絡技術打破行政機關的組織界限，優化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態，實現政府、非政府組織、企業和公民之間的良性互動。電子政務系統實質上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統中，公文的起草、審核、簽署、發布以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，采取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業。

一、電子檔案管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除;有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導;就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一并移交或發送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應該體現在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統的設計與運行、管理制度的內容和執行等方面。以電子檔案管理系統對文件流程各階段的管理和監控為例：設計的系統應對產生于機構內部各部門及其應用系統上的電子文件進行統一的歸口登記、分類、鑒定，同時監控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創立、登記、修改、審核、簽署、分發等。而且，對文件進行的技術操作，包括操作平臺的轉換、存儲位置的改變等都應該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于和保證電子文件的行政有效性和法律證據性都有著重要的作用。

二、電子公文的真實性保障

判斷傳統文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性;二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統文件真實性的準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統意義上的“原件”的概念;二是電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內容的真實性，主要是認定文件是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序對電子文件的生命周期進行全過程管理，并通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機系統中設置安全防護技術措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。

二是設置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內容等。

三是對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒布有關電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識別技術

身份識別技術主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統內有關該用戶的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統進行訪問;如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統進行訪問。

2.3防寫技術

將數字信息文件設置為“只讀狀態”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數字信息內容，從而達到保護其真實性的目的。

三、電子公文的完整性保障

傳統文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統文件完整性的判斷標準不再適用于電子文件。

目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機聯系的其他相關文件數量齊全;二是指每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時，有關電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關的元數據都應同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質文件，為保持這些文件之間的有機聯系，確保同一活動中形成的電子檔案管理的信息完整性，應盡可能將這些紙質文件作數字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應用系統中分散形成的、不同媒體的內容相關的電子文件，如有關同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關數據庫中，則應收集齊全并保持有機聯系。在電子政務系統中按公文處理流程生成的公文，其構成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質拷貝件等，都應納入歸檔的范圍。

四、電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統上形成的。其內容格式及數據結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法的不同。又由于計算機技術的飛速發展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數據，所以為保證數字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：

4.1采用通用技術

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應把屬于特殊格式的電子文件轉換成通用的文件格式;或將電子文件建立在通用的數據平臺上，以消除由于技術不同或技術過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以ml文檔和rtf、tt為通用文件格式;圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式;影像數據以mpeg、avi為通用文件格式;音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式;多媒體音像數據以mpeg、avi為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關的軟件及其應用系統一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統進行讀取。此法一般是針對那些無法轉換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設備獲得并經過計算機處理的動態影像文件，應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術環境下，適時重寫信息數據，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指將技術過時的存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案管理，適時地轉移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機軟硬件技術讀取，從而避免了計算機軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數字化信息可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉移到紙上或縮微品上。

4.5遷移法

遷移法就是將數字信息從一種技術平臺轉換到另一種技術平臺上的復制方法，它是計算機軟硬件變化適時改變數字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數據信息從一個存儲載體轉移到另一個存儲載體上，以進行數字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上。或者將數字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標準格式中。目前遷移技術被認為是保護數字信息長期存取的必須和恰當的選擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機技術的升級，還應適時再遷移，從而使數字信息隨技術更新而一代一代地向下流存。

以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術未過時的、僅是存儲載體理化性能發生變化的，可采用拷貝法;對于使用頻率較高、軟硬件技術已快過時的，可采用遷移法;對于使用頻率較低、軟硬件技術已快過時的、并且確有長期保存價值的數字信息可用再生保存法。

五、電子文件的安全性保障

建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規范是保證數字信息安全的一項極為重要的措施。

5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學管理電子檔案的素質，增強他們工作的責任感，并樹立一絲不茍的工作作風。

5.3建立全過程的管理制度

要實現電子政務環境下電子文件的科學管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則;為保證電子公文的真實性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應的技術措施和手段，以確保管理目標的實現。

電子文件從形成到電子檔案管理的開發利用，中間要經過很多環節，哪一個環節出了問題，都會影響到電子文件的真實可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環節的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態下發生信息丟失;電子文件歸檔時，要嚴格檢查相關文件是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩;遷移時，要認真檢查是否發生信息丟失。任何環節的疏忽，都將對數字信息的真實性與可靠性造成危害。

第五篇：參觀學習檔案管理心得體會

2013年3月3日上午有幸參觀了十二中的檔案管理情況，通過參觀受益匪淺，下面談幾點體會和想法：

一、做好檔案管理的基本原則――在“細”上下功夫

通過學習可以發現，他們的檔案都做得很細。細就是細心、細致，檔案工作既是一門科學，又是一門學問，要想做好檔案工作我認為最重要的是細心加耐心，勤于鉆研。

二、做好檔案的有效途徑――在“勤”上下功夫

勤就是勤快，勤于收集工作材料。在具體操作過程中，要及時對各種資料收集歸檔。在平日要做到勤于管理檔案、勤于收集整理，做到數字清楚、準確，內容充實。

通過學習我體會到，要轉變檔案管理觀念，不能一味的認為檢查就是看檔案材料準備的怎么樣，久而久之容易造成弄虛作假現象。開展了工作肯定有工作材料，檔案材料是學校平時工作的積累，只要將教育教學中的資料加以歸類整理，就能形成一套完整的檔案，透過檔案資料就能了解學校各項活動的開展情況。