為了確保制度的持續有效性和適應性，組織需要對其制度進行定期的審查和修訂，以適應不斷變化的環境和需求。企業檔案管理制度通用規定規范是怎樣的？下面給大家整理了一些企業檔案管理制度通用規定，供大家參考。

企業檔案管理制度通用規定篇1

第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的.，應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

企業檔案管理制度通用規定篇2

一、工程檔案管理制度

1、所有的工程設備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。

2、各類檔案應按系統分類：強電、弱電、空調、機管，統一存放檔案盒并貼上標簽。

3、檔案及圖紙是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應由總工程師及系統工程師組成鑒定小組研究后決定。

4、借閱檔案須經相應系統的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續借的要重新登記。

二、維修檔案管理制度

1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統一管理。

2、設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調、裝修分類。

3、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

4、文員根據返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

5、文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

6、文員每月對維修檔考試大案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。

7、維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

企業檔案管理制度通用規定篇3

一、嚴格執行黨和國家的、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。

三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。

五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。

六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。

八、歸檔資料必須符合下列要求：

①文件材料齊全完整;

②根據檔案內容合并整理、立卷;

③根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。

十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。

十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

企業檔案管理制度通用規定篇4

第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上務必是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案務必圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前務必做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔務必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

3、借閱檔案，務必履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時光不得超過一周，必要時能夠續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者務必妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人職責。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務必借閱的要經分管副總經理同意，務必外借的，由總經理審批。

第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，務必保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。

第七條本制度從二O__年十月一日起執行。

企業檔案管理制度通用規定篇5

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。

1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進行標準化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

企業檔案管理制度通用規定篇6

一、目的

為規范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務，現根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，發布《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。

二、檔案的定義

（一）檔案指公司及下屬項目公司在成立、產權變動、工程建設、經營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。

（二）日常工作中形成的各類過程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。

三、管理機構

公司綜合管理部統籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規劃、組織協調和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。

四、工作職責

公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責為：

（一）制定和完善檔案管理制度。

（二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。

（三）負責檔案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。

（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺賬并定期備份（至少每兩月一次）。

五、檔案鑒定

檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。

（一）歸檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。

1、歸檔范圍。檔案管理員統計、鑒定檔案產生情況，梳理歸檔范圍，報領導審批確定。

歸檔范圍載體包括但不限于：

（1）公司管理文件：如資質文件，包括企業注冊營業執照、組織機構代碼證等；公司、公司形成并下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。

（2）項目資料：如開發文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。

（3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。

2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級，泄漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據文件內容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。

普通是公司可對外發布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。

秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規章制度等。

機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規劃、財務報表、統計資料等。

（二）到期檔案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑒定，確定繼續保存或進行清理、銷毀。

文件保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1、永久保存：

（1）公司章程；

（2）董事會及股東會紀錄；

（3）財務報表；

（4）政府機關核準文件；

（5）不動產所有權及其他債權憑證；

（6）工程設計圖；

（7）其他經核定須永久保存的文書。

2、十年保存：

（1）預算、決算書類；

（2）會計憑證；

（3）其他核定須保存十年的文書。

3、五年保存：

（1）期滿或解約之合約；

（2）其他核定須保存五年的文書。

4、一年保存：無長期保存必要的。

5、規章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。

6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關專業人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關部門第一負責人審核、公司總經理/董事會批準。

7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件），銷毀檔案時至少有兩名監銷人。監銷人復核待銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認。

8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應立卷歸檔、永久保存。

9、需繼續保存的過期檔案，應明確繼續保存的時間期限，并由檔案管理員在檔案卷內目錄、匯總表上注明。

六、檔案收集

（一）收集范圍。按照歸檔范圍進行收集。

（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應指定專人負責整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質檔、電子檔、實物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。

（三）歸檔文件要求。

1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復制件）。

2、非紙質文件配文字說明一并歸檔。

3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。

4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。

5、聲像檔案應使用數碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。

（四）公司及下屬項目公司收集以下檔案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。

1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。

2、公司合并、收購文件。含請示、批復、會議紀要、備忘錄；股權轉讓、收購的協議、合同；工商證照及變更文件等。

3、與合作方的相關文件。

（1）合作意向書、框架協議、合作協議、合同、重要談判記錄等。

（2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關文件，融資合同、協議等（如發債、貸款等）。

（3）盡職調查資料：①盡職調查報告；②業務約定書；③委托協議書；④盡職調查清單及問卷；⑤目標企業提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、市場、人力等文件）。

（4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招投標、工程管理、監理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔案。

（5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。

注：1。如公司及下屬項目公司發生撤銷、拆分、合并等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。

七、檔案管理

（一）檔案管理員接收檔案資料后，應按照項目分類進行保管，按檔案編號順序規則存放，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保管和使用。

（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表，且在檔案柜上標注公司/項目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。

（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發現問題應及時報告部門領導，并采取補救措施，減少檔案的損失。

（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸煙和大聲喧嘩。

八、檔案利用

（一）公司部門員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案資料。

（二）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經部門負責人—綜合管理部—總經理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復印、掃描、查詢。

填寫要求：

（1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件名稱，根據需要在“是否電子檔”或“是否復印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。

（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫經辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20__年x月__日__：__至20__年x月__日__：__），如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦理的事項。

（三）檔案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。

（三）檔案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數、頁數，檔案原件完整，無損壞、無涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發現遺失或損壞，應及時報告部門領導。檔案到期仍需繼續使用的，借閱人需在到期前辦理續借手續。

（四）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經檔案保管部門所在公司總經理審核批準后方可調閱。

（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復印件存檔，以便其他工作人員的查閱。

九、本制度自簽批之日起執行。

企業檔案管理制度通用規定篇7

檔案歸檔制度

一、文件材料的歸檔要求：

1、公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4、歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4、工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5、每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8、聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9、相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

10、外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12、公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1、凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2、本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5、凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

檔案的保密制度

1、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5、查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6、檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2、入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1、檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2、檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5、庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6、庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9、對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

檔案鑒定、銷毀制度

1、根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

六、負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

企業檔案管理制度通用規定篇8

一、目的

為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、適用范圍

適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

三、職責

公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

四、原則

分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

五、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身

份證復印件、學歷學位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

六、程序

1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。

2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業）證明等。

七、為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入。

具體時限要求如下：

1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，并進行紙質檔案歸檔；

2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔；

3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔。

八、人事檔案借/調閱

1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經有效批準。

2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批準。

3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經理批準。

4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。

5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。

6、所有調閱檔案，均需登記備案。

九、人事檔案歸屬

1、繼續受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀。

十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。

發出部門：行政人事部

企業檔案管理制度通用規定篇9

一、目的

更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷

員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

三、檔案規定

1、基礎管理

1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。

2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意

3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4．1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。

4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

4．3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

企業檔案管理制度通用規定篇10

總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）

2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）

4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）

11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

二、立卷歸檔

文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。

（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

三、檔案保管

1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

四、檔案借閱

1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

6、底圖一般不予外借。

五、檔案銷毀

經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

六、檔案保密

1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2、不得傳播、議論有關機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

企業檔案管理制度通用規定篇11

1.目的

防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發生。

2.適用范圍

適用于公司各部門的日常工作。

3.職責

3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監察。

3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。

4.方法和過程控制

4.1公用設施的標識

4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。

4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。

4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衛生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的.標識。

4.1.4所有設備間出入門上應有&39;機房重地,非請勿進&39;的標識。

4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態。

4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼&39;嚴禁煙火&39;的告示牌。

4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。

4.1.8在進天臺的通道上應有&39;天臺重地,非請勿進&39;的標識。

4.1.9變壓器和高壓環網柜上掛&39;高壓危險,請勿靠近&39;告示牌。

4.1.10游泳池必須標明水的深度。

4.1.11天臺顯眼部位應掛貼&39;高空拋物,手下留人&39;等字樣的警示牌。

4.2服務過程的標識

4.2.1高空作業時,在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域,對區域內的財產要做好防護措施,并放置有&39;危險勿進&39;,&39;高空作業,注意安全&39;等字樣的告示牌。

4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛&39;有人工作,禁止合閘&39;的告示牌。

4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置&39;小心地滑&39;的告示牌。

4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現場又無工作人員時,應在顯眼位置放置&39;油漆未干&39;告示牌。

4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放&39;暫停使用&39;告示牌,清潔時掛放&39;清潔中&39;字樣的標識。

4.2.6維修公共衛生間設施時,應放置&39;維修中&39;或&39;停用&39;字樣的告示牌。

4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛&39;此區域在清潔中&39;字樣的標識。

4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規范和做好質量記錄予以實現。

4.3標識的管理

4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規范的樣式,所有ci手冊所規范的標識,部門必須嚴格執行。

4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內容報品質主管審批。

4.3.3如發現標識已經被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。

4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經總經理或授權品質主管同意后方可執行。

5.相關文件

《ci標識手冊》

企業檔案管理制度通用規定篇12

一、目的

為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

二、范圍

本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

三、職責

3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

3.4集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

四、人事檔案管理的內容

4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

4.3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

4.5統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。

4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

4.5.2人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

六、相關支持文件及記錄

員工應聘申請表

轉遞人事檔案通知單

員工離職通知單

員工人事檔案統計表

公司員工人事檔案管理制度

第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

4、身份證復印件

5、照片

6、員工轉正申請表

7、聘用合同

8、獎懲材料

9、任免、升降、調薪等材料

10、其它材料

第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

企業檔案管理制度通用規定篇13

一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4、檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

第6篇：公司員工檔案管理制度

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。

2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

4、查閱原始人事檔案管理規定：

（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。

（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用后統一銷毀。

（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

（4）非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。

（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。

5、員工業績、培訓檔案：

員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。

（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。

（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。

（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。

（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。

（5）員工離職后，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。

企業檔案管理制度通用規定篇14

為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：

本辦法適用于我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。

檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規范，方便利用、安全保密。

各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密的工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。

一、檔案內容

檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。

二、檔案管理

檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。

經鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。

三、檔案利用

檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準后方可復印。

查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，

由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。

查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料介紹信查檔。

企業檔案管理制度通用規定篇15

一、根據檔案工作業務的有關要求，集中統一管理檔案的原則，凡是本公司各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。

二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統計，做到數據準確、詳實。

三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。

四、檔案的銷毀、、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應登記造冊，經領導人批準簽字，報上級業務部門備案，同意后方可銷毀。

五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續，當面清點，用后及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和復制。

六、檔案工作人員工作調動，必須辦理移交手續，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。

企業檔案管理制度通用規定篇16

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴格執行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案規則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意，不得以任何理由轉借他人。

4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

企業檔案管理制度通用規定篇17

第一章總則

第一條目的

為適應公司快速發展的需要，推進行政辦公物品的規范化管理，控制辦公費用，本著節約高效的原則，特制訂本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦

公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。

第二章辦公用品的分類

第三條行政辦公物品的分類

行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。

1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在20__元及以上的各種辦公家具及辦公設備。

2、辦公低值資產是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20__元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。

3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。

第三章行政辦公物品的管理職責

第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對行政辦公物品支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：

1、供應商選擇及管理；

2、組織各部門行政物品管理程序監控；

3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行；

4、行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；

5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責

日常維護和修理。

第五條部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的資產管理制度；各部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部門室內的辦公設備等資產；

第六條資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公設備，由人力資源部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。

第四章行政辦公物品采購

第七條辦公用品采購

1、行政部每月按各部門需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃，納入公司的全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。

2、行政部持相關票據根據公司相關財務規定報銷，費用計入各部門的年度預算執行臺賬。

3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買，并由行政部主管領導批準后購進。購進消耗材料統一保管。

第八條辦公類服務采購

辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。

1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。

2、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經主管領導審批后在

公司行政部公布的服務供應商范圍內選擇。

第九條辦公資產采購

1、辦公資產采購計劃

各部門歷史需要置辦辦公資產時，填寫《辦公物品申請表》，經公司領導審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。

2、實施采購

行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導，經審批后方可到財務部領取支票進行購買。

3、驗收

行政部匯總使用根據采購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收采購辦公資產，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產臺賬。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。《辦公物品申請表》和購物明細復印件由行政部統一保管。

第五章辦公物品的管理

第十條辦公用品的配發

1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。

2、辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續，認真填寫文具領用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規格、使用人及數量等。

3、員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。第十一條辦公資產的管理

1、資產調撥部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門負責人—調入部門負責人—行政部確認簽字后，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。

2、資產報廢由部門負責人填寫《資產報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑒定后，由行政部主管領導審批，審批后方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產臺賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關規定處罰。

3、資產的租用、出租和外借

（1）公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批準方可租用，租用手續由行政部統一辦理。

（2）公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行政部定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。

4、辦公資產的日常維護、維修

（1）行政部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。

（2）行政部編制辦公資產維修計劃，并納入預算和經營計劃。根據維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。

（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備維修申請表》報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政部不予受理。

（4）行政部接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》，資產使用部門負責人簽字確認。

（5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程序。

企業檔案管理制度通用規定篇18

為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。

一、檔案立卷歸檔制度

為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。

3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關規定收集。

4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。

5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。

6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年后，移交檔案管理人員。

7、電子文件實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質文件的規定定期完成。

8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記；把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。

10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執一份。

11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

12、隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。

二、檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。

2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。

3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。

4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙，確保庫房安全。

5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。

6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

7、電子檔案應配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。

8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。

三、檔案查閱利用制度

1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經黨組主要負責人批準。

2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批后，予以查閱。

3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。

4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

5、查閱檔案和需復印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上注明，并經登記。

6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權限從網上發往借閱者。借閱者一周內須將網上查閱的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。

7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。

8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。

四、檔案保密制度

1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。

2、定有密級文件、資料，統一由專人收拆登記，發送時不得以普通郵件寄發。

3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批準。

4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。

5、對定有密級的文件、資料，未經密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調離工作時收回注銷。

6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經領導批準。

7、不歸檔的秘密及內部（重復或多印）文件、資料，均應登記造冊，經主管領導批準，按規定統一銷毀，不準擅自處理和當廢紙出售。

8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設置計算機操作系統用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。

9、保密的電子檔案數據信息不得直接或間接與互聯網或其他公共信息網絡連接，必須實行物理隔離。

10、對已存儲的電子檔案數據進行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數據檔案的計算機送維修時，應將有關數據的內容清空、刪除或將硬盤摘除，并做計算機修理登記。

11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數據錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內容。

12、定期組織或結合安全保衛工作，進行保密教育和保密檢查。

五、檔案鑒定和銷毀

為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。

2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

3、經鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經登記造冊，不得擅自銷毀檔案。

4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

5、銷毀檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷毀前應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數字檔案。

六、檔案管理員工作職責

1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。

2、加強與各級、各部門的聯系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發生。

4、要妥善保管好數字檔案室系統登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案數據的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。

5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。

6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。

7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

企業檔案管理制度通用規定篇19

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的&39;文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。公司檔案管理規章制度范文由精品學習網提供!

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴格執行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規章制度范文由精品學習網提供!

6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

企業檔案管理制度通用規定篇20

第四章管理要求

第一節一般規定

第二十三條機關檔案包括：

(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;

(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

(四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;

(六)其他檔案。前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發生變化但工作性質和主要業務范圍未變化的，維持原全宗不變。機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規范》(DA/T12)執行。

第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。

第二節形成與收集

第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。

第二十七條機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意后施行。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規定。機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。

第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規范》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規范》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T50)規定。其他門類檔案收集范圍按照國家相關規定執行。

第三十條電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。

第三節整理與歸檔

第三十一條機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

第三十五條機關檔案經文書或業務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;采用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，并履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

第四節保管與保護

第三十七條機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。

第四十二條機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第五節鑒定與銷毀

第四十三條機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。鑒定結束后，應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷毀。

第四十四條經鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。

(一)機關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批準;(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見;(三)機關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

第四十五條檔案銷毀應當在指定場所進行。電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過程元數據、審計日志中自動記錄銷毀活動。涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。

第六節利用與開發

第四十六條機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。利用檔案應當履行查閱手續，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

第四十七條機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

第四十八條機關應當積極推進檔案信息開發工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條機關應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。

第七節統計與移交

第五十條機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計并建立完備的臺賬。統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統計分析。

第五十一條機關應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。電子檔案移交后，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

第五十四條機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。

(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;

(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(三)一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案應當移交給合并后的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章信息化建設

第五十五條機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

第五十六條機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。

第五十七條機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。

第五十八條紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規范》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規范》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。機關應當積極實施紙質檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開發利用。

第五十九條機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規范要求。各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十條機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二條機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。

第六十三條電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

第六十四條機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

第六十六條機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密的工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

第六章獎勵與處罰

第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;

(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

(三)檔案利用、開發取得突出效果的;

(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;

(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的;

(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;

(二)機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

(三)將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;

(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;

(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;

(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章附則

第六十九條本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。

第七十條本規定自__年1月1日起施行。