辦公室制度文檔
規(guī)章制度具有為員工在生產(chǎn)過程中指引方向的作用。辦公室制度文檔怎樣寫才正確？接下來給大家整理辦公室制度文檔，希望對(duì)大家有所幫助。
辦公室制度文檔篇1
1、秘書科負(fù)責(zé)文書檔案的立卷歸檔工作，每個(gè)季度的第一個(gè)月完成上季度的立卷歸檔任務(wù)。
2、凡歸檔的&39;文件資料必須完整齊全，遵循文件的形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)的分類、編目、登記和必需的加工整理。
3、檔案的查（借）閱必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，使用檔案者必須愛護(hù)檔案，不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。
4、借出使用的檔案必須妥善保管，不得帶入公共場(chǎng)所。
5、不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。
6、文檔必須排列整齊，編號(hào)準(zhǔn)確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。
辦公室制度文檔篇2
一、總則
第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號(hào)保管：
1、辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"外來文件流單"，并分類登記編號(hào)、保管。
2、公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。
第八條發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；（4）公布重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的`決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（6）其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3、上行文件主要用于：（1）對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。
4、在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；
2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。
3、辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿；
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
5、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打印；
8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。
第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)。
辦公室制度文檔篇3
為加強(qiáng)公司文件、檔案管理，增強(qiáng)文件、檔案安全性和保密性，規(guī)范公司文件、檔案格式，統(tǒng)一文件、檔案程序，特制定公司文件、檔案管理辦法。
公司文件、檔案的格式包括：臺(tái)頭、字體、編碼，要做到統(tǒng)一、規(guī)范，公司對(duì)外聯(lián)系、內(nèi)部行文按照統(tǒng)一的格式，一律要求計(jì)算機(jī)打印后發(fā)送，不得手寫。
公司建立各類文檔的目的，一是通過文檔可了解公司整個(gè)發(fā)展情況，二是便于查找、使用。根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)范圍，文檔可分為幾類，如下：
1）公司內(nèi)部管理制度、交流文件、會(huì)議紀(jì)要、重要函件；
2）機(jī)要文件:股東會(huì)/董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議等材料；審計(jì)報(bào)告、商業(yè)密件以及不可隨意復(fù)印的文件或傳閱的文件等；
5）行政產(chǎn)生的.各項(xiàng)記錄，資產(chǎn)、設(shè)備說明書、驅(qū)動(dòng)盤等。
1）技術(shù)文檔/產(chǎn)品代碼/產(chǎn)品研發(fā)測(cè)試過程文檔和記錄；
2）技術(shù)資料：與工作有關(guān)的開發(fā)工具及技術(shù)參考、學(xué)習(xí)資料。
2）經(jīng)營(yíng)合同：用于公司的租賃、通訊以及辦公方面的合同、協(xié)議；商務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合同，包括正式合同、內(nèi)部合同、采購(gòu)合同及合同執(zhí)行過程記錄等；客戶檔案，以客戶為單位，自與該客戶建立聯(lián)系開始，除基本情況外，記錄每一次活動(dòng)及每一項(xiàng)合同執(zhí)行情況。媒介檔案：每一家媒介建立獨(dú)立檔案，除基本情況外，記錄每次合作或采購(gòu)活動(dòng)情況。
從銷售立項(xiàng)到完成全過程的項(xiàng)目正式文件和溝通備忘文件，全部獨(dú)立存檔。
公司名稱縮寫（CF）+科目名稱+具體類別+年份+順序號(hào)（3位）
如：公司行政管理會(huì)議紀(jì)要一份：CF-AM-會(huì)議紀(jì)要-20__-005
如：____項(xiàng)目溝通會(huì)議紀(jì)要一份：20__1009-XS-溝通會(huì)議紀(jì)要-003
如：考勤管理制度：CF-HR-005-1.0,“CF”代表公司，“HR”代表所屬科目-人力資源管理，“005”代表序號(hào)，“1.0”代表版本號(hào)。
五、本規(guī)定自制定之日起執(zhí)行，人事行政部負(fù)責(zé)修訂和解釋。
辦公室制度文檔篇4
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的體例格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3職責(zé)
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的&39;管理。
3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
3.4.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。
3.4.3客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件。
3.4.6設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試）等文件。
3.4.7工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。
3.4.8公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號(hào)。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊(cè)》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.定義
4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
4.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5.工作程序
5.1文件的分類
5.1.1文件屬性分類
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等。
（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。
（5）外來文件：國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2文件階層分類
（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊(cè)。
（2)二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開展所有過程控制的程序文件。
（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。
（4)四階文件：各記錄表單、報(bào)表等。
辦公室制度文檔篇5
為了進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室的管理，確保各項(xiàng)工作的順利展開，營(yíng)造一個(gè)良好的辦公室環(huán)境，特制定本制度：
一、基本制度
1、進(jìn)入辦公室必須著裝整潔。
2、在辦公室自覺講普通話，禁止喧嘩、說笑、打鬧，說粗話、臟話。
3、愛護(hù)辦公室的各項(xiàng)設(shè)施，隨時(shí)保持辦公室干凈、整潔、營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。
4、不得利用辦公室會(huì)客、聚會(huì)、不得在辦公室吃飯，更不允許吸煙。
5、各部門務(wù)必及時(shí)、認(rèn)真遞交下個(gè)月的工作計(jì)劃和上一月的工作總結(jié)。
6、辦公室工作由辦公室人員全面負(fù)責(zé)，其他部門予以配合。
7、不準(zhǔn)私自動(dòng)用辦公室物品，如需應(yīng)向辦公室登記并做好領(lǐng)取記錄。
二、會(huì)議制度
1、參會(huì)時(shí)，不遲到、不早退；有病、有事的&39;確不能出席會(huì)議者應(yīng)先請(qǐng)假，同意后方有效。
2、社聯(lián)干部參會(huì)時(shí)，務(wù)必做好會(huì)議記錄，以便及時(shí)安排和布置工作。
3、每次例會(huì)后，各部須交書面報(bào)告和工作計(jì)劃。
4、各項(xiàng)會(huì)議制度應(yīng)充分堅(jiān)持民主、認(rèn)真、廣泛聽取每位成員的意見。
三、值班制度
1、值班人員必須按時(shí)到辦公室。
2、工作中必須熱情、禮貌、認(rèn)真的原則。
3、在值班記錄本上詳細(xì)的記錄當(dāng)日的值班情況。
4、做好辦公室清潔衛(wèi)生。
辦公室制度文檔篇6
一、總則
第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號(hào)保管：
1、辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"外來文件流單"，并分類登記編號(hào)、保管。
2、公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第五條公文的.閱批與分轉(zhuǎn)。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。
第八條發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；（4）公布重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（6）其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3、上行文件主要用于：（1）對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。
4、在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；
2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。
3、辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿；
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
5、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打印；
8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。
第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)。
辦公室制度文檔篇7
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定。
2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1.技術(shù)文件的種類
（1）技術(shù)類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。
（2）管理類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單等。
2.文件登記
（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺(tái)賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺(tái)賬應(yīng)包括：編號(hào)、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。
（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。
4.文件的借用
（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
5.文件的修改與審批
（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對(duì)不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。
（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計(jì)更改單》。
《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：
（a）技術(shù)文件名稱、編號(hào)、或圖紙名稱、圖號(hào)；
（b）更改理由；
（c）會(huì)審意見、會(huì)審簽名；
（d）設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名；
（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
（3）技術(shù)文件的__與批準(zhǔn)
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行__和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì)議通過審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。
（4）技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲(chǔ)備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記）。
辦公室制度文檔篇8
一、目的
為使我公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特規(guī)定本制度。
二、權(quán)責(zé)范圍
集團(tuán)公司行政人事部為本制度管理的權(quán)責(zé)部門，負(fù)責(zé)本制度的擬定、審核及執(zhí)行解釋；總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。集團(tuán)公司行政人事部負(fù)責(zé)本制度的落實(shí)與實(shí)施跟進(jìn)。
三、文件種類
本制度所指公文，包括決定、決議、指示、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要及其他各種文件、資料等。
四、文件發(fā)行程序
1、各部門依據(jù)內(nèi)、外部信息確定文件編制任務(wù)。
2、新編制管理型文件編制完成后，由原編制單位人員進(jìn)行校對(duì)工作，需發(fā)行的報(bào)行政人事部統(tǒng)一處理，技術(shù)型文件報(bào)技術(shù)質(zhì)量部進(jìn)行處理，嚴(yán)禁自行將公文直接送呈公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門。嚴(yán)禁在報(bào)送的公文上自行加貼標(biāo)記或簽署意見。
3、行政人事部受理公文應(yīng)當(dāng)檢查公文是否符合報(bào)送要求。審核重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否合法；涉及其他部門的事項(xiàng)是否已協(xié)商會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；附件是否齊全。
4、經(jīng)審核，對(duì)符合行文規(guī)則的公文，行政人事部及時(shí)進(jìn)行登記編號(hào)
存檔，并加蓋德高公司“文件發(fā)行專用章”，不符合行文規(guī)則的公文做退件處理。對(duì)于符合規(guī)定需發(fā)行的文件，需在一個(gè)星期內(nèi)必須發(fā)行。
5、公文格式
公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
（1）涉及國(guó)家和公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。
（2）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明"特急"、"急件"。
（3）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。由行政人事部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。
（4）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
（5）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，標(biāo)注時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。
（6）公文如有附件，應(yīng)在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱。
（7）對(duì)外公文可根據(jù)實(shí)際情況按不同子公司報(bào)送，并應(yīng)有總裁簽字，及加蓋印章。
（8）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
（9）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)名稱置于印發(fā)日期上方。
（10）印章：印章是公文制發(fā)單位對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證。公文除會(huì)議紀(jì)要、印有特定版頭的普發(fā)性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文，下沿印壓成文日期，做到“騎年蓋月”。
（11）主題詞：由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范名詞或名詞詞組組成，
按上級(jí)機(jī)關(guān)要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送單位上方。“主題詞”三個(gè)字用三號(hào)黑體字。
（12）公文用字除上述規(guī)定外，應(yīng)選用三號(hào)宋體字，從左至右排。公文中漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)量單位和數(shù)字用法符合國(guó)家主管部門的`規(guī)定，公文用紙幅面規(guī)格采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。
6、公文承辦必須做到：
（1）堅(jiān)持規(guī)范與時(shí)效并重，呈批公文一般按照公司領(lǐng)導(dǎo)的排列順序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要領(lǐng)導(dǎo)。
（2）提高辦文效率，及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容登記并錄入公文管理系統(tǒng)，跟蹤準(zhǔn)確。
（3）堅(jiān)持急件急辦、密件密辦，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)和保密紀(jì)律。
（4）樹立服務(wù)意識(shí)，及時(shí)回復(fù)有關(guān)查詢。但非行文單位不得查看公文辦理情況。
7、已辦結(jié)的公文，行政人事部應(yīng)將公文原稿和領(lǐng)導(dǎo)批示整理編號(hào)存檔。
注：對(duì)于技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部依照以上流程作業(yè)。
五、文件的修訂與管制
（一）管理型文件的修訂
1.文件和資料在使用過程中，如有相關(guān)單位發(fā)現(xiàn)不適之處或其他因素需進(jìn)行修改時(shí)，請(qǐng)統(tǒng)一由原編制單位提出申請(qǐng)，并將“文件更改申請(qǐng)單”（附件1）報(bào)行政人事部進(jìn)行審核，由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2.修訂文件如為跨部門運(yùn)作時(shí)，修訂單位需將擬修訂稿件及內(nèi)部文件修訂傳閱單（附件2）一并送至各部門會(huì)簽，會(huì)簽完成后，再將
修訂稿件送審批部門審批，方可發(fā)行。
3.文件修改內(nèi)容如屬重要作業(yè)流程或影響現(xiàn)行作業(yè)的，包括重要表單的修改，修改單位必須會(huì)簽各部門意見，再行審批、發(fā)行。（二）技術(shù)型文件的修訂
1.凡涉及研發(fā)的技術(shù)性文件，如：工程圖紙、產(chǎn)品規(guī)格等，則由研發(fā)部自行編制和修訂，發(fā)放。
（三）文件的&39;管制
1.凡公司管理型文件（如程序、制度、規(guī)定等）由行政人事部統(tǒng)一管理，歸檔。
2.凡公司技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一整理，歸檔。
3.當(dāng)行政人事部收到客戶、供應(yīng)商、外單位所供文件類、技術(shù)數(shù)據(jù)或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，公文、密碼電報(bào)、傳真、機(jī)要文件時(shí)，應(yīng)對(duì)收集的外來文件編制目錄清單，進(jìn)行登記（附件3），并在其文件上加蓋“外來文件”印章，以示區(qū)別。需要傳閱的文件資料，可以電子檔形式發(fā)送至相關(guān)部門，如需以文本形式傳閱，則由行政人事部作登記（附件4），并由各傳閱部門簽字確認(rèn)。
4.以電子媒體形態(tài)存在的外來文件，行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部應(yīng)將其列印一份以備用。
5.公文發(fā)出、接受、內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)、查閱、借出必須登記，并在交接時(shí)履行簽收手續(xù)，需要借閱時(shí)，需向管制部門說明借閱理由，并在借閱登記表（附件5）上記錄，不得私自將已借閱的公文傳閱，借閱完畢需立即歸還。
6.各部門人員應(yīng)將文件看成本公司財(cái)產(chǎn)的一部分，并列入移交項(xiàng)目。
7.秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，不得自行翻印、復(fù)印或轉(zhuǎn)載，不得攜帶秘密公文外出。
8.公文立卷應(yīng)根據(jù)公文特征、相互關(guān)系和保存價(jià)值分類保管，保證公文齊全完整，便于保管、查找和利用。
9.聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)印件。
（四）文件的換版及廢止
1.當(dāng)文件和資料修改次數(shù)超過10次以上，則由相關(guān)部門提出將整套文件更換版本。
2.如果文件換版時(shí)文件編號(hào)或名稱發(fā)生變化，應(yīng)重新履行文件發(fā)行流程.
3.過期或作廢的公文應(yīng)在失效之日起一周內(nèi)交管制部門歸檔，各部門不得私自銷毀。
4.沒有歸檔和沒有價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人鑒銷，保證不丟失、不遺漏，嚴(yán)禁將內(nèi)部公文作為廢棄物隨意丟棄或外賣。
4.技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部依照以上流程操作。
六、文件和資料編碼原則
1.部門代碼
2.文件及資料的版本號(hào)編碼原則
A---第一版B----第二版C----第三版，以此類推3.文件和資料的版次編碼原則
0----修訂初始01----第一次修訂02----第二次修訂，以此類推
七、文件定期審查
1.為確保各有關(guān)部門使用文件和資料均為有效版本，由行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部定期對(duì)所管制文件進(jìn)行查核。
2.對(duì)于所查不符合文件，由責(zé)任部門于一星期內(nèi)回復(fù)改善措施，管制部門進(jìn)行追蹤處理。
八、附則
1、未盡事宜，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。本規(guī)定執(zhí)行中的具體問題，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。
2、管理規(guī)定自公布之日起實(shí)施。
辦公室制度文檔篇9
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的.各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》