第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的&39;防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條本制度從20__年x月一日起執(zhí)行。

檔案資料管理制度免費篇2

一、檔案建立

（一）建立健全學校退管工作檔案，目的主要在于為上級相關領導部門以及學校分析、總結、部署及調度學校退管工作和對該工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，并由校長親自具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔建檔工作。

（二）學校建立的退管工作檔案資料由學校檔案員管理。

二、檔案立卷

（一）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級有關部門統(tǒng)一要求。

（二）卷宗必須注明保存期限，凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般五年為限；注明“長期”的由學校根據實際需要決定保存期限。

（三）凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否留存。

三、檔案查閱

（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。

（二）校內相關人員借閱檔案須經有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內完好無損地歸還。

檔案資料管理制度免費篇3

第一章基本原則

第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。

第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能， ，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務和人事檔案干部

第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。

第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高政治、業(yè)務素質，努力做好本職工作。

第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽的，應在蓋章簽后方能歸入人事檔案。

第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監(jiān)銷。

第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規(guī)定收取管理費。

第十四條對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。

第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。

第五章檔案的轉遞

第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回，以防丟失。

第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。

第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔范圍

1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業(yè)部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

4、黨代會、人代會、會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業(yè)技術職務（職稱）工作中形成的專業(yè)技術人員任職資格申報表，專業(yè)技術職務考績材料以及聘任專業(yè)技術職務的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復以及所依據的證明材料。

8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書（1—2份系統(tǒng)的）和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料；加入民主黨派的材料。

9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調查報告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生（學員）登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料。

16、學生學籍變動記錄材料。

17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18、畢業(yè)學生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價值的材料。

檔案資料管理制度免費篇4

為加強公司檔案業(yè)務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

一、檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門

公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

三、檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產經營管理。

5、技術質量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。

財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

6、文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

7、歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。

3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

（7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。

4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

八、檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀。

檔案資料管理制度免費篇5

1、檔案管理在校長、副校長的領導下，由辦公室具體抓好檔案建設工作。

2、檔案管理人員要認真學習有關檔案管理的.法律法規(guī)，學習并熟悉檔案管理。

3、檔案管理人員要嚴守有關檔案機密，確保檔案工作的嚴密性。

4、檔案管理人員要堅守工作崗位，按時登記和整理相關資料歸檔，確保來件及時收存、及時歸類。

5、學籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務檔案、行政檔案等按習水縣教育局關于檔案管理的相關要求，制定管理措施，分門別類地完善工作，特別是加強教師業(yè)務檔案的完善工作，確保學校檔案能真實、客觀地記載教職工的工作情況。

6、學校檔案分門別類專柜管理，劃撥一定資金添置檔案設施，力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當。

7、每學期期末是整理和完善檔案的終結時間，各部門、各處、要認真收集開展工作的相關文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。

8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設情況，對外調檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負責追回外調時間較長的檔案，保證檔案不流失。

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第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的&39;文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時

第七條舊管

第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>

第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條本制度從20__年1月1日起執(zhí)行。

檔案資料管理制度免費篇7

一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴防失密、泄密事故發(fā)生。

二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。

三、凡借閱秘密級以上檔案，須經主管領導及檔案館長批準，未經批準不得借出、復制或摘抄。

四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。

五、密級檔案要經常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，并對責任者進行追究處量。

六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。

八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級檔案時，不少于兩名工作人員。

九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。

檔案資料管理制度免費篇8

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。